Data Protection (fr)

Note d’information – Traitement des informations personnelles

Introduction

1. L’IAAF est responsable de la protection des informations personnelles (ou nominatives) traitées dans le cadre de ses activités de lutte contre le dopage et de protection de l’intégrité de l’athlétisme, conformément à ses missions statutaires et aux dispositions légales et règlementaires applicables.

2. En tant qu’association de droit monégasque, l’IAAF doit se conformer à la loi n° 1.165 relative à la protection des informations nominatives et aux recommandations édictées par l’Autorité monégasque de protection des données, la CCIN (Commission de Contrôle des Informations Nominatives).

3. L’IAAF doit également observer les dispositions du Standard International pour la Protection des Renseignements Personnels (ci-après le « Standard International ») édictés par l’Agence Mondiale Antidopage (« AMA ») et incorporé dans les Règles et le Règlement Antidopage de l’IAAF (ci-après « les Règles Antidopage »), dans la mesure où ces dispositions ne contreviennent pas à la législation applicable.

4. Depuis le 4 avril 2017, l’IAAF a délégué à l’Athletics Integrity Unit (« AIU ») la mise en œuvre de son programme de lutte contre le dopage.

5. Cette note d’information décrit les conditions dans lesquelles s’opère le traitement des informations personnelles par l’IAAF dans le cadre de ses activités de lutte contre le dopage et  de protection de l’intégrité du sport prévues par le Integrity Code of Conduct. Certains termes utilisés dans cette note font l’objet de définitions plus précises dans les Règles Antidopage ou l’Integrity Code of Conduct. 

6. Cette note d’information et les textes légaux et règlementaires référencés peuvent être consultés ou téléchargés sur le site internet de l’IAAF et de l’AIU (www.iaaf.org - www.athleticsintegrity.org)

Nature des informations personnelles traitées par l’IAAF 

7. Les informations personnelles qui sont traitées par l’IAAF dans le cadre de la mise en œuvre du programme de lutte contre le dopage et de protection de l’intégrité de l’athlétisme sont principalement relatives:

  • à votre identité (nom, nationalité, date de naissance, sexe, discipline, votre niveau de compétition (international ou non), organisation de tutelle, les noms et coordonnées de tiers tels que des médecins ou toute autre personne avec laquelle vous collaborez, qui vous soigne ou vous assiste dans le cadre de la lutte contre le dopage) ;
  • aux informations sur votre localisation ;
  • aux autorisations d’usage thérapeutique (AUT) ;
  • aux contrôles antidopage (plan de répartition des contrôles, prélèvement des échantillons, résultats des contrôles [Les résultats des contrôles antidopage comprennent : la détection de substances ou méthodes interdites figurant sur la liste des interdictions, la preuve de l’utilisation de substances ou de méthodes interdites figurant sur la liste des interdictions, la preuve de la commission d’autres infractions aux règles antidopage, les informations sur le suivi longitudinal incluant certains paramètres hématologiques et stéroïdiens et toute autre information pouvant être utilisée à l’avenir pour établir une infraction aux règles antidopage.] analyses par les laboratoires, gestion des résultats, procédures disciplinaires);
  • toute information jugée pertinente dans le cadre d’enquêtes ou de poursuites disciplinaires en lien avec une violation des Règles antidopage ou du Integrity Code of Conduct.

8. Certaines de vos informations personnelles sont qualifiées de « sensibles ». En particulier les données médicales ou biologiques (notamment celles issues de l’analyse des échantillons de contrôle antidopage).

Catégories de personnes visées

9. Dans le cadre de ses missions de lutte contre le dopage et de protection de l’intégrité de l’athlétisme, l’IAAF est susceptible de procéder au traitement de données personnelles émanant de tout individu auquel s’appliquent les Règles Antidopage de l’IAAF et l’Integrity Code of Conduct de l’IAAF. Il s’agit notamment :

  • des athlètes participant aux compétitions de l’IAAF, de ses associations continentales ou de ses Fédérations nationales ou affiliés à ces dernières ;
  • des athlètes membres du groupe cible de l’IAAF ;
  • des athlète sollicitant une Autorisation d’Usage Thérapeutique ;
  • du personnel d’encadrement participant aux compétitions de l’IAAF, de ses associations continentales ou de ses Fédérations nationales ou affiliés à ces dernières ;
  • de tout officiel ou personne postulant au poste d’officiel de l’IAAF, d’Association continentale ou de Fédération membre de l’IAAF ;
  • de toute personne participant à un comité de candidature ou d’organisation d’une compétition internationale ;
  • de toute personne mandatée par l’IAAF ou agissant en son nom, y compris le personnel de l’IAAF ;
  • de toute personne ayant accepté les termes du Integrity Code of Conduct.

Recueil des informations

10. Vos informations personnelles sont collectées principalement par l’IAAF et l’AIU ou par toute autre organisation ayant reçu délégation dans le cadre de la mise en œuvre des missions statutaires décrites ci-dessus.

Finalités du traitement des informations personnelles

11. L’IAAF, l’AIU et leurs partenaires ne peuvent procéder au traitement d’informations nominatives que dans la mesure du nécessaire pour remplir leurs obligations conformément aux Règles Antidopage de l’IAAF (et aux standards internationaux auxquels il est fait référence dans les Règles Antidopage), à l’Integrity Code of Conduct ou pour répondre à des exigences légales ou réglementaires, dans le respect de  la législation relative à la protection des informations nominatives. Dans ces circonstances, il est procédé au traitement d’informations personnelles aux fins principalement :

  • de déterminer si un athlète peut être autorisé à utiliser une substance interdite à des fins thérapeutiques conformément à la procédure en vigueur ;
  • de réaliser des contrôles antidopage, y compris des contrôles inopinés hors compétition, et d’enregistrer les résultats de ces contrôles ;
  • de mener des investigations sur d’éventuelles infractions aux règles antidopage et éthiques de l’IAAF ;
  • d’assurer la gestion des résultats, comprenant les éventuelles procédures disciplinaires (audience, appel, décision) et d’en publier les résultats. 

12. Plus spécifiquement, les traitements mis en œuvre par l’IAAF dans le cadre de la lutte contre le dopage et la protection de l’intégrité du sport ont les finalités suivantes :

  • Gestion du passeport biologique des Athlètes
  • Gestion du passeport performances des Athlètes ;
  • Administration du programme de contrôle antidopage ;
  • Gestion des infractions aux Règles Antidopage et à l’Integrity Code of Conduct ;
  • Gestion des alertes de dopage reçues via le site Internet de l’Athletics Integrity Unit ;
  • Gestion des Autorisations d’Usage Thérapeutique ;
  • Examen des cas de particularismes médicaux. 

Partage des données

13. Vos informations personnelles pourront être communiquées par l’IAAF à toute organisation tierce compétente y compris des autorités de lutte contre le dopage et les prestataires de services autorisés dans le strict cadre de la réalisation du programme de lutte contre le dopage prévu par les Règles Antidopage de l’IAAF ou de la mise en œuvre du Integrity Code of Conduct.

14. Vos informations personnelles ne pourront être communiquées à d’autres entités que celles mentionnées ci-dessus, excepté dans les cas suivants:

  • la communication de vos informations personnelles est requise par la loi ;
  • vous avez donné votre consentement éclairé, exprès et écrit ;
  • vos informations personnelles sont requises par les autorités policières ou judicaires monégasques, dans le but d’établir, enquêter ou de poursuivre une infraction pénale, à la condition que les informations personnelles demandées soient directement en lien avec l’infraction en question.

15. Veuillez noter que vos informations nominatives ne sont pas transmises à des tiers ni exploitées d’une façon ou d’une autre par l’IAAF à des fins de prospection, notamment commerciale.

Transferts internationaux

16. Vos informations personnelles pourront ponctuellement être mises à disposition de personnes ou d’organisations telles que les prestataires de services de l’IAAF, l’AMA, votre Fédération nationale ou les organisations de lutte contre le dopage ou de protection de l’intégrité du sport, se trouvant hors de Monaco.  Vos informations personnelles pourront par exemple être accessibles à partir du système de gestion de données en ligne ADAMS hébergé au Canada [ADAMS est un système de gestion en ligne hébergé dans un centre de données situé au Canada sous la responsabilité de l’AMA au nom et pour le compte des organisations antidopage qui utilisent le système. Des conditions technologiques et d’exploitation et des mesures strictes de sécurité ont été appliquées au système ADAMS pour garantir la sécurité des données contenues dans ce système. Pour plus d’information sur le système ADAMS, nous vous invitons à consulter le site internet de l’AMA : www.wada-ama.org.] ou transmises aux agents de contrôle du dopage et aux organisations de lutte contre le dopage ou de protection de l’intégrité du sport autorisés dans les pays où vous résidez, vous entraînez ou dans lesquels vous participez à une compétition. 

Vos droits

17. Droit d’accéder à vos informations personnelles : vous avez le droit d’obtenir des renseignements sur le traitement de vos information personnelles (type d’information, finalité du traitement et destinataires  de ces informations), d’obtenir confirmation que vos informations personnelles font l’objet d’un traitement et d’obtenir communication de ces informations sous une forme écrite et non codée, dans un délai raisonnable n’excédant pas 30 jours à compter de la demande.

18. L’IAAF se réserve le droit, sur autorisation préalable de la CCIN, de ne pas donner suite à toutes demandes abusives de par leur nombre et/ou leur caractère répétitif ou systématique,  L’IAAF pourra également se voir accorder des délais complémentaires pour répondre par la CCIN. Le demandeur sera notifié par écrit. 

19. Droit de rectification des informations personnelles: Les informations personnelles qui font l’objet d’un traitement doivent être  exactes, complètes et mises à jour [Notez que dans certains cas prévus par les Règles Antidopage de l’IAAF (voir par exemple la Règle 35.17 sur les informations sur la localisation) les athlètes sont tenus de communiquer à l’IAAF des informations exactes, complètes et mises à jour. Par souci de clarté, cette note d’information n’a pas pour but d’exonérer les athlètes d’une telle obligation]. Lorsque l’IAAF a connaissance qu’une ou des informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, l’IAAF doit tout mettre en œuvre pour le cas échéant, modifier, compléter ou supprimer ces informations dans les meilleurs délais. Le cas échéant, lorsque les informations initiales ont déjà été transmises à un tiers qui procède également au traitement de ces informations, l’IAAF prend toute mesure afin d’informer ce dernier des modifications apportées. 

20. Droit de suppression des données personnelles : Vous pouvez requérir la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi, c’est-à-dire lorsqu’elles sont périmées, équivoques, ou lorsque leur collecte, leur enregistrement, leur communication ou leur conservation est prohibé par la loi. 

21. Droit d’opposition au traitement de vos informations personnelles : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles pour des motifs légitimes, sauf dans le cas où leur traitement s’avère indispensable pour l’IAAF afin de remplir ses obligations imposées notamment par les Règles Antidopage, l’Integrity Code of Conduct ou les textes légaux ou réglementaires en vigueur.

22. Votre opposition au traitement ou à la communication de vos informations personnelles pourra le cas échéant être considérée comme un refus de vous soumettre aux procédures antidopage prévues par les Règles Antidopage. Un tel refus pourra ainsi conduire à une exclusion de toute participation à des compétitions d’athlétisme et à des mesures disciplinaires comme la suspension de toute compétition en athlétisme ou l’annulation de résultats de compétitions antérieures.

23. Modalités d’exercice de vos droits et  réclamations: Vous avez la possibilité d’exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression ou d’opposition, ou de déposer une réclamation lorsque vous estimez en toute bonne foi que l’IAAF ne s’est pas conformée au Standard International ou à la législation applicable en matière de protection des données personnelles. La demande ou réclamation devra être adressée à l’IAAF:

  • Par courrier : IAAF – Département juridique - 4-6 Quai Antoine 1er – BP 359 – MC 98007 Monaco
  • Par @mail : dataprotection@iaaf.org

En cas de réponse non satisfaisante à votre demande ou réclamation, vous avez la possibilité de saisir la CCIN qui se prononcera sur son bien-fondé au regard de la législation monégasque applicable. L’IAAF devra se mettre en conformité immédiatement si une non-conformité est mise en évidence. 

Sécurité

24. L’IAAF s’engage à assurer la protection permanente de vos informations personnelles par le biais de mesures de sécurité et de confidentialité adaptées tant sur le plan physique, technique qu’organisationnel, dans le but de prévenir notamment la perte, le vol, l’accès non autorisé, la destruction, l’utilisation, la modification ou la communication (y compris la divulgation par voie électronique) de ces informations.

25. L’IAAF prend les mesures de protection adéquates compte tenu du risque que présente le traitement de vos informations personnelles et du degré de sensibilité des données à protéger.

26. Lorsque l’IAAF communique vos informations personnelles à des tiers dans le cadre de ses activités de lutte contre le dopage ou de protection de l’intégrité du sport, l’IAAF doit s’assurer que le tiers destinataire ne détourne pas les données de leur finalité, et en assure la sécurité et la confidentialité par des mesures appropriées. 

Conservation des informations

27. L’IAAF s’assure que vos informations personnelles sont conservées le temps nécessaire eu égard à la finalité pour laquelle vos données ont été collectées, et afin de remplir ses obligations au titre de la lutte contre le dopage et de la protection de l’intégrité du sport, ou en vertu des dispositions légales ou réglementaires applicables

28. Lorsque vos informations personnelles n’auront plus d’utilité compte tenu de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou exploitées, elles seront irrémédiablement effacées et détruites.